Miten saadaan tiimioppiminen osaksi työntekoa ja kulttuuria? – Case Finnchat Oy

”Kyllä, se vie aikaa ja siihen täytyy sijoittaa myös rahaa”, toteaa Tiina Lindroos, toinen Finnchat Oy:n perustajista ja jatkaa: ”Mutta voi aloittaa step-by-step. Me olemme olleet olemassa kuusi vuotta, ja toimintoja on pikku hiljaa kehitetty paremmiksi.” Tiinan tehtävänä ovat henkilöstövoimavarojen ja chat -palvelun johtaminen, valmentaminen sekä kehitystyö.

Finnchat Oy on perustettu vuonna 2012 tuottamaan chat-palveluita yrityksille. Työntekijöitä on tällä hetkellä 45. He jakautuvat hallinto-, myynti-, asiakkuushoito- sekä palvelutiimeihin joissa jokaisessa työskentelee 4-14 henkilöä. Yrityksen tilat ovat saman katon alla, jossa jokaisella tiimillä on oma tiimipesä sekä yhteiset tilat.

Finnchatilla toiminnassa panostetaan jatkuvaan kehittymiseen, tuloksien parantamiseen ja loistavan laadun tuottamiseen asiakkaalle. Aktiivinen oppiminen ja tiedon jakaminen ovat olennainen osa prosessia. Talon sisäisen seurannan ja mittareiden lisäksi laatua mitataan kahdesti vuodessa ulkopuolisen tahon tekemillä mittauksilla.

Tiimiakatemialla ja tiimioppimisen menetelmillä on näkyvä rooli Finnchatin yrityskulttuurissa. Sen molemmat perustajat Tiina Lindroos ja Roope Rämänen ovat käyneet Jyväskylän Tiimiakatemian ja työntekijöistä löytyy Tiimiakatemian ja Tiimimestarin käyneitä. Toimintatavat eivät ole kuitenkaan syntyneet itsestään, vaan niiden eteen on tehty aktiivisesti töitä.

Stepit tiimioppivan kulttuurin luomiseen:

Sisusta johtamisotteella ja tee toimintamalli näkyviksi

Finnchatin tiloissa on selkeästi esillä elementtejä, jotka heijastelevat talon toimitatapoja ja arvomaailmaa.

Aulassa on vuosikello, josta yhdellä silmäyksellä näkee vuoden tapahtumat kuten yhteiset dialogitreenit, workshopit ja laadunmittauskalenterin. Näin kaikki pysyvät kartalla yhteisistä tapahtumista. Myös organisaatiorakenne on näkyvillä seinällä, josta näkee tehtävien jakautumisen ja vastuuhenkilöt.

Tiloissa on panostettu myös yhteisöllisyyteen. Koska tiimit työskentelevät omissa tiimipesissään, on jokaisen tiimin toimiston ovessa pelaajaprofiilit, jotka esittelevät jokaisen tiimin jäsenen. Profiilissa kerrotaan esimerkiksi oman työn kuvaus, oma tavoite, harrastukset ja intohimon kohteet sekä suurimmat saavutukset. Jokainen voi tutustua muiden tiimien jäseniin vaikka ei jaeta samaa työtilaa.

Pienillä visuaalisilla seikoilla kerrotaan yrityksen ideologiaa, kuten seinillä olevilla julisteilla. Esimerkiksi seinälle on päätynyt Sokrateen lausahdus:

”The secret of changes is to focus all of your energy not on fighting the old but on building the new.”

Aikaa dialogille ja vuorovaikutukselle

Onko tiimioppimista ilman dialogia? Tuskin. Finnchatilla on sijoitettu pelimerkkejä vuorovaikutuksellisuuteen ja ihmisten kohtaamiseen. Yksi kokonainen tila on varattu dialogiringille. Joka toinen viikko tiimien tiimiliiderit, asiakkuus-, myynti- sekä hallintotiimit kokoontuvat yhteiseen neljän tunnin dialogiin. ”Dialogitreenit ovat äärimmäisen tärkeät jotta saadaan kaikki samalle sivulle”, Tiina kertoo.

Haasteena Tiina pitää dialogissa sitä, ettei osallistujien määrää voi loputtomasti kasvattaa. ”Ideaali osallistujamäärä on noin 15 osallistujaa, jotta dialogi on oikeasti antoisaa”. Kun organisaation koko kasvaa, täytyy yhä tarkemmin miettiä, ketkä dialogiin osallistuvat.

Keskusaukiolla on tilaa koko yrityksen viikoittaisille yhteisille palavereille joissa käydään läpi esimerkiksi taloudellisia mittareita ja tavoitteita. Tämän lisäksi tiimeillä on myös omat päivittäiset 10 minuutin aamu- ja iltapäiväpalaverit. Varsinaisia tiimien dialogitreenejä ei palvelutiimeissä voida järjestää koska chat-palvelu sitoo ihmiset työn ääreen aamusta iltaan.

”Jatkuva kehittymisen kannalta reflektointi on korvaamatonta. Mietimme yhdessä sitä, mikä meni hyvin, mikä meni huonommin ja mitä opimme”, Tiina korostaa. Tiina toimii ennen kaikkea valmentajan roolissa koko henkilöstölle. Tiimiliiderien tehtävä on sparrata omia tiimiläisiään ja toimia heille tiimivalmentajana.

Yhteisten kohtaamisten lisäksi henkilöstön kanssa käydään säännöllisesti kehityskeskusteluita ja esimerkiksi tiimiliiderit tekevät oman oppimisopimuksensa kerran vuodessa.

Kulttuurin aktiivinen ylläpitäminen

Toimintatapojen ja kulttuurin ylläpitäminen vaatii aktiivisuutta ja järjestelmällisyyttä. Vastuu ei voi olla yhden ihmisen harteilla vaan useamman henkilön tulee toimia aktiivisina kulttuurin ylläpitäjinä. Finnchatilla useammalla työntekijällä on Tiimiakatemia ja Tiimimestari-tausta. ”Tämä on auttanut kulttuurin säilymisessä ja yhteisen kielen löytymisessä”, Tiina kuvailee. Kulttuurin periyttäminen on otettu toiminnassa huomioon. Esimerkiksi tiimiliidereitä valmennetaan jotta heillä on työkaluja toimia valmentavassa roolissa omalle tiimilleen ja toimintamallit siirtyvät heidän kauttaan tiimeille.

”Riemullinen haaste on, kuinka periyttää tiimivalmentamisen taitoja talon sisällä ilman että kaikki käyvät koulutusta. Meillä on perusliiketoiminta jota tiimivalmentaminen tukee – itse tiimivalmentaminen ei kuitenkaan ole meidän liiketoimintaa”, Tiina pohtii. Hän itse on käyttänyt runsaasti aikaa siihen että henkilöstöhallinnon puolella toimintatavat siirtyvät uusille työntekijöille.

Mittarit nostavat esille tärkeät asiat

Finnchatilla on selkeät toimintaa ohjaavat tavoitteet. Tiimioppimisen metodeja käytetään tavoitteiden saavuttamiseksi. Kehittyminen on avainsana ja liiketoiminnalle on selkeät mittarit, tavoitteet ja palkinnot. Liiketoiminta on kaiken ydin mutta ihmistä ei saa unohtaa ja yhteisön tarpeiden kuunteleminen on tärkeää.

”Meillä nousi esille että liiketoimintamittareiden lisäksi halutaan psykologinen mittari. Tästä syntyi Best of the Best -palkitsemisjärjestelmä”, Tiina kuvailee. Jokainen tiimi valitsee kerran kuussa kuukauden tiimiläisen omien mittareidensa mukaan ja henkilö palkitaan. Mittarina voi olla esimerkiksi kuukauden kovin lukija, positiivisin henkilö tai kuka panostaa eniten tasapainoisiin elämäntapoihin. Jokainen tiimi saa itse määritellä sen, mitä haluaa mitata. Kun vuosi on päättynyt, katsotaan, ketkä talossa ovat saaneet eniten mainintoja ja kaksi parasta palkitaan pääpalkinnolla.

Ja tärkeimpänä – kaiken keskellä on ihminen

Oppiminen vaatii motivaatiota ja hyvinvoivaa mieltä. Stressaantunut ja väsynyt mieli ei jaksa vastanottaa uusia asioita eikä innostua kehittämisestä. Siksi tiimioppimisen ytimessä ovat hyvinvoivat ihmiset.  Finnchatilla näkyy selkeästi arvostus työntekijöitä kohtaan ja halu satsata heidän hyvinvointiinsa. Vaikka yrityksen päätehtävä on tehdä kannattavaa liiketoimintaa, huokuu tiloista ja Tiinan puheista se, mikä on tärkeintä: ihmiset, jotka työtä tekevät. Tilat ovat viihtyisät ja keskusaukiolta sermin takaa löytyy jopa ylellinen hierontatuoli. ”Aika iso juttu istumatyötä tekeville”, Tiina vinkkaa.

Työntekijöistä halutaan pitää huolta niin fyysisellä kuin henkiselläkin tasolla. Yksi tapa on säännölliset workshop -päivät, joissa on asiantuntijaluentoja ja dialogia. Viimeksi aiheena oli uni ja palautuminen, mikä on tärkeä teema keski-iältään nuorekkaassa työyhteisössä.

Tiina on sitä mieltä, ettei lukemisen merkitystä voi väheksyä: ”Koskaan ei voi lukea liikaa!” hän huudahtaa. Finnchatilta löytyy myös oma kirjasto, josta työntekijät voivat lainata kirjoja.

Tiinan vinkit tiimivalmentajalle:

• Vastaukset kysymyksiin löytyy usein kirjoista.
• Koskaan ei voi liikaa puhua asioista toisten kanssa – aina löytyy joku, jolla on ratkaisu ongelmaasi.
• Kaikista tärkeintä on saada valmennettavien potentiaali esiin – anna tilaa kokeiluille, rohkaise, sparraa.

Ja koska lukeminen, Tiinan TOP 3 lukusuositukset:

• Brian Tracy: Menestys ja onnellinen elämä
• Dale Garnegie: Miten saan ystäviä, menestystä ja vaikutusvaltaa
• Patrick Lencioni: The Ideal Team Player

Miten sinä voit aloittaa?

Mieti oman organisaatiosi kannalta ne pienet stepit, joita voitte ottaa kehittääksenne tiimioppivaa kulttuuria:

1. Miten tiimioppiminen tukee toimintamme tavoitteita?
2. Miten tuomme näkyviksi meille tärkeimmät asiat?
3. Miten tuomme dialogin osaksi arkea?
4. Minkälainen rooli kullakin työntekijällä on tiimioppivan kulttuurin rakentajana?
5. Miten mahdollistamme arjen pienet kokeilut?
6. Mikä on meille tärkeää, mitä haluamme mitata?
7. Miten vahvistamme yhteisöllisyyttä?
8. Miten vahvistamme yksilön hyvinvointia ja voimavaroja?
9. Miten palkitsemme onnistumisista?
10. Mistä minä voin aloittaa, jo tänään?

Teksti ja kuvat Teija Välinoro, Tiimiakatemia Global

Julkaistu 3/2018