Rekisterin käyttötarkoitus
Tiimiakatemia Global asiakasrekisteriä käytetään Tiimiakatemia Globalin tiedotuksessa ja markkinointiviestinnässä. Sitä käytetään asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen ylläpitoon joko Tiimiakatemia Globalin tai sen hyväksymien yhteistyökumppaneiden tai alihankkijoiden toimesta liittyen Tiimiakatemia Globalin palveluihin ja muuhun Tiimiakatemia Globalin toimintaan.
Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä:
Aktiivisten asiakkaiden yhteyshenkilöt, potentiaalisten asiakkaiden yhteyshenkilöt, tapahtumiin, kuten webinaareihin tai tilaisuuksiin osallistuneet henkilöt, ladattavan sisällön, kuten oppaiden ladanneet henkilöt, yhteistyöverkostoon kuuluvat henkilöt.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusta
Henkilötietojen antaminen rekisteriin on edellytys viestin, palvelun tai tuotteen toimittamiselle. Toisin sanoen henkilö ei voi tilata Tiimiakatemia Globalilta ilmaisia tai maksullisia viestejä, palveluja tai tuotteita jos hän ei luovuta henkilötietoja Tiimiakatemia Globalille. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on suostumus taikka Tiimiakatemia Globalin oikeutettu etu.
Henkilötietojen vastaanottajat
Annettuja henkilötietoja vastaanottavat:
Tiimiakatemia Global ja sen henkilöstö
Tiimiakatemia Globalin alihankkijat, jotka tuottavat ja toimittavat viestejä, palveluja ja tuotteita Tiimiakatemia Globalin lukuun (esimerkiksi kouluttajat)
Maksunvälittäjä, joka vastaanottaa maksut asiakkaalta
Kuljetusyritys, joka kuljettaa tavaran asiakkaalle
Tilitoimisto, joka kirjaa asiakkaan tilauksen Tiimiakatemia Globalin kirjanpitoon
Tilintarkastaja, joka tarkastaa Tiimiakatemia Globalin kirjanpidon
IT-yritys, joka ylläpitää Tiimiakatemia Globalin Internet -sivustoja
Käytössä olevien ohjelmistojen palvelimet
Rekisterin tietojen säilytysaika Elleivät lait tai viranomaismääräykset muutoin edellytä, asiakkaan tietoja säilytetään 7 vuoden ajan asiakassuhteen päättymisestä. Oppisopimusopiskelijoiden tietoja säilytetään 10 vuotta. Asiakkaalla on ”oikeus tulla unohdetuksi” vain, jos Tiimiakatemia Globalilla ei ole lakisääteisiä velvoitteita jatkaa asiakkaan henkilötietojen käsittelyä.
Rekisterin tietosisältö
Rekisterin tietosisältö kunkin asiakkaan (henkilön, jonka tiedot on syötetty rekisteriin) osalta on:
– Etunimi ja sukunimi
– Sähköpostiosoite
– Puhelinnumero
– Ostetut ja/tai tilatut viestit, palvelut ja tuotteet
Lisäksi maksullisten viestien, palvelujen ja tuotteiden osalta rekisterin tietosisältöä on:
– Laskutusosoite
Lisäksi rekisterin tietosisältöä voi olla kunkin asiakkaan osalta:
– Työorganisaatio ja sen yhteystiedot
– Ammatti
– Asema työssä
– Mahdolliseen tutkintokoulutukseen (oppisopimus) liittyvät välttämättömät tiedot
Lisäksi asiakkaista voidaan käsitellä myös seuraavia tietoja:
– Toimitus- ja toimitustapaa koskevat tiedot, mukaan lukien toimitusosoite
– Maksamiseen, laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
– Tiimiakatemia Globalin palveluihin ja tapahtumiin liittyvät tiedot, kuten osallistumistiedot tapahtumasta, reklamaatiot ja palautteet
– Muu asiakasviestintä
Asiakkaan oikeudet
Rekisterin tietosisältö kunkin asiakkaan (henkilön, jonka tiedot on syötetty rekisteriin) osalta on:
– Oikeus tarkastaa häntä koskevat henkilötiedot
– Oikeus oikaista häntä koskevia tietoja
– Oikeus rajoittaa käsittelyä, esimerkiksi kieltää markkinoinnin
– Oikeus vastustaa käsittelyä
– Oikeus peruuttaa suostumus, esimerkiksi markkinointisuostumuksen peruuttaminen
– Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Tietojen syöttäminen ja muuttaminen
Asiakkaat syöttävät itse tietonsa palveluun rekisteröitymisen yhteydessä (palvelun tilaus/tuotteen ostaminen, Tiimiakatemia Globalin järjestämään tilaisuuteen osallistuminen, ladattavien materiaalien lataaminen tai uutiskirjeen tilaaminen). Henkilötietoja voidaan kerätä, tallettaa ja päivittää myös osoite-, päivitys- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä, ellei asiakas sitä erikseen kiellä. Asiakkaat voivat pyytää Tiimiakatemia Globalia muuttamaan tietojaan rekisteröitymisen jälkeen ottamalla yhteyttä Tiimiakatemia Globaliin puhelimitse tai sähköpostitse (ks. yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa).
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tiimiakatemia Globalin henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille muissa kuin Tiimiakatemia Globalin tai sen yhteistyökumppaneiden ja alihankkijoiden palveluihin liittyvissä tiedotusasioissa, jotka liittyvät Tiimiakatemia Globalin toimintaan. Henkilötietoja käsitellään sellaisissa ohjelmistoissa, jotka on rekisteröity Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, näissä tilanteissa on varmistettu, että ohjelmisto noudattaa EU:n tietosuojalakia ja kuuluminen EU – U.S. Privacy Shield Frameworkin (https://www.privacyshield.gov/welcome) piiriin.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteröityminen rekisteriin tapahtuu www.tiimiakatemia.com -sivustoilla kohdassa ”Tilaa uutiskirje” tai ilmoittamalla yhteystietonsa palvelun tai tuotteen tilaamisen/lataamisen yhteydessä tai Tiimiakatemia Globalin tapahtumaan osallistumisen yhteydessä. Rekisterin tietoja sijaitsee ulkoisessa tietokannassa tietokantapalvelimella (sähköpostipalvelin ja muiden käytettävien ohjelmistojen palvelimet). Vain Tiimiakatemia Globalin nimeämillä henkilöillä on pääsy tietokantaan. Rekisterin tiedoista voidaan tehdä kopioita, jotka varastoidaan suojattuun verkkoon, johon vain Tiimiakatemia Globalin nimeämillä henkilöillä on pääsy. Tiimiakatemia Global voi tarvittaessa poistaa henkilön rekisteristä pääkäyttäjän toimesta. Henkilötiedoista ei pidetä pääsääntöisesti manuaalista aineistoa. Mikäli rekisteristä tuotetaan manuaalista aineistoa, säilytetään se lukitussa tilassa ja tuhotaan, kun aineistolle ei ole enää välitöntä käyttötarkoitusta. Ne Tiimiakatemia Globalin nimeämät henkilöt, joilla on pääsy rekisterin tietoihin, on salassapitovelvollisuus.