Matti Saarela: Miten muuttaa esteet tai ongelmat haasteiden kautta oivallukseksi?

 

Kirjoittaja Matti Saarela, Lahden kaupungin perusopetuksen aluepäällikkö, on jalostanut tekstiksi Tiimimestari-valmennuksessa saamiaan ajatuksia esteiden kohtaamisesta ja niiden ratkaisemisesta:

Hyvin monesti sorrumme kehittämisessä siihen, että näemme edessämme vain esteitä tai ongelmia. Toisaalta tämä on myös hyvä lähtökohta, koska monestihan kaikki kehittäminen tai pikemminkin tarve kehittämiselle lähtee siitä, että havaitsemme nykyisessä toiminnassa jonkun esteen tai ongelman. Este voi olla oppimisessa, toimintakulttuurin muutoksessa tai vaikkapa pelossa kohdata haastava tilanne tai asiakas. Ongelmaksi voi monesti muodostua vaikkapa tilanne, jota ei ole koskaan kohdannut eikä sen takia osaa toimia siinä tilanteessa. Este tai ongelma on siis sellainen, jonka yli ei pääse ilman prosessointia. Eteenpäin pääsemiseksi tarvitsee jotain kättä pidempää.

Lueskelin tässä taannoin Camilla Tuomisen kirjaa Johda tunteita – menesty työelämässä. Tässä kirjassa käydään läpi tunteiden tunnistamista eri tilanteissa ja miten tunnistetaan negatiiviset tunteet sekä sen mistä ne tunteet johtuvat. Näitä ajatuksia joutuu monesti käsittelemän kohdattaessa vaikka haastava asiakas tai uusi tilanne. On tärkeää miettiä, miksi tuntee niin ja mistä mahtaa nämä tunteet johtua? Tai toisaalta näitä kysymyksiä joutuu esittämään sen takia, että ymmärtää, miksi asiakas toimii vaikkapa aggressiivisesti. Tuominen olikin tuonut esille kirjassaan tunteiden tunnistamisen portaat. Nämä portaat voidaan tässä yhteydessä muuntaa tämän aiheen yhteyteen sopivaksi. Tästä kuva alla.

Matti Saarela, Esteiden ja ongelmien tunnistamisen portaat.

 

Luottamuksen rakentaminen

Jotta edellä kuvattu esteiden tai ongelmien muuttaminen haasteeksi onnistuisi on luottamuksen rakentaminen aivan oleellinen asia. Kuten tiedämmekin, on asioiden yksin pohtiminen varsin yksioikoista ja hidasta puuhaa. Useimmiten yksin pohdiskelun tuloksena löytyykin vain yksi ratkaisu, joka ei ole välttämättä edes se paras mahdollinen. Asioiden pohtimiseen onkin ensiarvoisen tärkeää saada ympärilleen tiimi, joka ottaa asian yhteiseen pohdintaan. Mutta kuitenkin ennen kuin tämä on mahdollista, on tiimin kesken rakennettava luottamuksen kehä. Luottamus pitää olla niin vahva, että jokainen tiimin jäsen uskaltaa sanoa suoraan omat ajatukset pelkäämättä, että tulee ajatuksineen lytätyksi.

Luottamuksen rakentaminen on hidas ja pitkä prosessi. Jokaisen on annettava itsestään, että voi saada itselleen jotain. Tällä tarkoitan sitä, että itseään on avattava luottamuksen rakentamisen vuoksi hieman enemmän kuin pelkästään pinnallisten työasioiden verran. On siis ensi arvoisen tärkeää, että tiimi tuntee jokaisen jäsenensä riittävän hyvin – vain näin muodostuu avoin keskusteleva ilmapiiri. Ehkäpä juuri tästä johtuu myös sanonta, että oppiminen on hidasta. Luottamuksen rakentamisen jälkeen on vasta mahdollista aidosti ja avoimesti keskustella edessämme olevista esteistä ja ongelmista.

 

Haasteiden määrittely

Luottamuksen rakentamisen jälkeen on mahdollista lähteä keskustelemaan haasteista esteiden ja ongelmien sijaan. Haasteiden määrittelyssä on oleellista, että kaikki erilaiset syyt ja vaihtoehdot pohditaan huolellisesti, jotta haasteeseen voidaan löytää paras mahdollinen ratkaisu. Usein ensimmäinen vaihtoehto ei ole se paras – tai voi olla, mutta muutkin vaihtoehdot on punnittava huolellisesti. Ken Watanabe opastaa lapsille suunnatussa Problem Solving 101  -kirjassaan ratkaisemaan ongelmia neljän eri vaiheen kautta:

  1. Kirkasta nykytilanne.
  2. Selvitä ongelman perimmäinen aiheuttaja.
  3. Ideoi ratkaisuvaihtoehtoja ja tee toimintasuunnitelma.
  4. Toteuta ja mukauta suunnitelmaa, kunnes ongelma on ratkaistu.

 

Tämän voi vastaavasti kääntää taas tiimille toimintaohjeeksi haasteiden määrittämiseksi ja ratkaisemiseksi.  Laitan tämän vastaavaan portaikkoon kuin esteiden ja ongelmienkin määrittämisen.

 

Matti Saarela, Haasteiden määrittelyportaat.

 

Dialogilla ratkaisut

Ennen kuin dialogia voidaan ottaa aidosti käyttöön haasteiden ratkaisemisessa, on tiimin kanssa ensiarvoisen tärkeää käydä periaatteet huolellisesti läpi. Ymmärrys periaatteista vasta mahdollistaa aidon dialogin käymisen aiheen kuin aiheen ympärillä. Usein olen saanut omiltakin yksiköiltäkin vastauksen, että kyllä me tiedetään mitä dialogi tarkoittaa, mutta kun aletaan käymään keskustelua neljästä dialogin peruspilarista, kuuntele, odota, kunnioita, puhu suoraan, ei asia olekaan niin selvä. Hyvin helposti puhutaan toisten päälle, eikä malteta odottaa ja kuunnella toisen asiaa loppuun. Kuuntelemisessa on oleellista se, että kuunnellaan toisen sanomaa ilman ennakko-odotuksia. Odottamisen idea on se, että ei keskeytetä toisen sanomaa vaan annetaan rauhassa esittää oma näkemys loppuun saakka. Kunnioittamisen ydin on se, että koetaan jokaisen sanoma ainutlaatuisena ja hyväksytään jokaisen oma mielipide. Suoraan puhumisen taito on ehkä se kaikkein vaikein ja vaatii jo tiimissä luottamuksen syntymisen. Tarkoitus on puhua omat ajatukset niin kuin ovat, mutta toisten tunteet huomioiden.

Tiimin osatessa dialogin periaatteet voi tiimi lähteä hakemaan ratkaisuja haasteisiin.  Paras tapa löytää ratkaisut, on keskustelu tiimissä. Tähän keskusteluun taas toimivin malli on edellä esitetty dialogi.  Dialogin aikana on tarkoitus synnyttää uutta tietoa aiheesta, jonka avulla eri ratkaisuvaihtoehtoja haetaan ja saavutetaan asiassa yhteinen ymmärrys. Ymmärrys aiheesta laajenee huomattavasti yksilöön nähden ja palasista saadaan luotua suurempi kokonaisuus.

 

Tiimin vaikutus prosessin nopeuteen – tiimistä voimaa

Ratkaisujen löytymisen nopeuteen vaikuttaa vahvasti se, millaisella kokoonpanolla asioita käsitellään. On havaittavissa, että tiimissä asioiden käsitteleminen on huomattavasti nopeampaa kuin yksilön tai yhteisön tasolla. Aivan vastaavasti jonkun haasteen ratkaiseminen yksin on huomattavasti hitaampaa kuin tiimin kanssa. Yksilön hakiessa ratkaisuja johonkin kohdattuun haasteeseen, joutuu hän itsenäisesti hakemaan vaihtoehtoja ja tietoa haasteen ratkeamiseksi. Viive asian ratkeamiseen on huomattava, koska asiassa ei voi hyödyntää muilla olevaa tietoa eikä reflektiota asiassa pääse syntymään. Toisaalta myös ratkaisuvaihtoehdot voivat olla suppeat ja se paras vaihtoehto ei edes välttämättä tule esiin tai ainakin sen löytymiseen menee huomattava aika. Koko yhteisössäkin ratkaisun hakeminen ilman vauhdittavia tiimejä on hidasta. Asiaan joudutaan palaamaan useaan kertaan ennen kuin lopullinen vaihtoehto löydetään.

Nimenomaan tuo tiedon jakaminen yhdessä ja uuden tiedon synnyttäminen on se juttu, miksi niin oppiminen kuin ratkaisujenkin löytyminen on huomattavasti nopeampaa tiimissä. Alla on kuvattu ratkaisujen löytymistä eri kehillä. Innostus kuvaan on syntynyt Sengen vauhtipyörien kautta. Kuva on kuitenkin rakennettu tätä kontekstia ajatellen, mutta on sovellettavissa myös muunlaiseen tarpeeseen. Liikennevalovärit kuvassa symbolisoivat millä tasolla asioita kannattaisi työyhteisössä työstää.

Matti Saarela, Ratkaisuvauhti eri kehillä

 

Varoventtiilistä pihinää, paisuntasäiliöstä oivalluksia

Nykyisessä työelämässä tai oppimisen polulla on monesti sellaisia haasteita, joille ei yksinkertaisesti voi mitään tai ne ovat jossain määrin hyväksyttävissä. On olemassa paljon sellaisia tilanteita, joissa jokin ratkaisu löytyy eteenpäin pääsemiseksi, mutta jokin toinen asia vaan ei ole ratkaistavissa. Tällaisissa tilanteissa on hyvä olla jokin keino päästä niistä haasteista eroon siten, etteivät ne haittaa tekemistä tai asian eteenpäin saattamista. Jotkut vain unohtavat tällaiset asiat, kun taas toisten tarvitsee asiaa vielä työstää jossain toisessa yhteydessä jonkun kanssa.

Työyhteisössä tällainen keino voi olla ottaa asia puheeksi vaikkapa työkaverin kanssa tai esimerkiksi johtotiimissä – keino voi olla myös asiasta riippuen työnohjaus tai jopa työterveys. Joka tapauksessa jokin varoventtiili pitää olla olemassa, ettei asia tai haaste jää kuormittamaan.

Jäljelle jäävät ratkaisut pulpahtelevat kukin vuorollaan tiimin oivalluksiksi. Toisinaan tiimillä on käsiteltävänään hyvinkin nopeasti ratkaistavia asioita, joille nopea ratkaisun löytäminen on ensiarvoisen tärkeää. Otetaan esimerkiksi vaikka akuutti sairastuminen työyhteisössä, jolloin nopea reagointi tehtävien paikkaamiseen on paikallaan. Joskus taas ratkaisu voi olla sellainen, ettei sitä ole kiire toteuttaa kovin nopealla aikataululla. Tällöin asia voi jäädä vielä hautumaan tiimiin ja siihen palataan, kun sen aika on.

Yllä olevassa tekstikokonaisuudessa on avattu eri vaiheet esteiden tai ongelmien muuttamiseksi haasteen kautta ratkaisuksi. Tämä koko prosessi on kuvattu alla olevassa Tiimistä voimaa oivallukseen -kuvassa. Kuva on muodostunut keskusteluiden tuloksena Tiimimestari -koulutuksen oppimisen jaksolla.

Matti Saarela, Tiimistä voimaa oivallukseen

 

Teksti: Matti Saarela, Aluepäällikkö Lahden kaupunki

Kuva: Tekstin kuvat Matti Saarela, etusivun kuva Margarida Csilva, Unsplash