Tee pohjatyöt ja luota – kun tiimiä kohtaa kriisi

Muutoksiin, kriiseihin ja yllättäviin tilanteisiin sopeutumista tarvitaan tänä päivänä kaikilta – niin yksilöiltä kuin tiimeiltä. Joskus yllättäviä tilanteita aiheuttaa ympäristön muutokset, joskus kriisi on jokin tiimin sisäinen lukko. Haastattelin Minna Erkkoa, Ahlmanin ammattiopiston yrittäjyysvalmentajaa sekä luonto- ja ympäristöalan tiimivalmentajaa, kun kevään 2020 etäaika toi mukanaan suuren muutoksen ja kriisin. Etsimme vastausta siihen, mikä tiimiä ja tiimivalmentajaa kannattelee ja vie eteenpäin kun ympärillä myllertää?

Vastaukseksi kiteytyi sinnikkäästi tehty pohjatyö, tiimiliidereiden rooli ja luottamus.

Pohjatyön merkitys

”Viime syksystä lähtien olemme luontotiimin kanssa määrätietoisesti vieneet tiimioppimisen menetelmää käytäntöön, jopa tuskien taipaleiden kautta. Nyt etäaikakriisin keskellä on ollut vaikuttavaa huomata, kuinka se sinnikäs pohjatyö kantaa tässä hetkessä. Koska todellakaan ei ole ollut helppo aina uskoa, että kyllä tämä tästä, vaan tiimin prosessissa on ollut hankaliakin vaiheita. Nyt tiimiläiset ovat ottaneet itseään ja toisiaan niskasta kiinni, tsempanneet ja auttaneet toinen toistaan”, Minna kuvailee.

Tiimioppimisen menetelmien käyttäminen on alussa kovaa harjoittelua ja vaatii sopeutumista. Se voi olla haastavaa ja kuten Minna kuvailee – usko on välillä koetuksella. Mutta sinnikäs pohjatyö tuottaa lopulta tulosta. Tiimin kehitysvaiheisiin kuuluu notkahdus ennen kuin uusi nousu entistä vahvempana alkaa.

Tiimiliiderit ovat avainpelaajia

Minna on kokenut, että tiimiliidereillä on ollut suuri rooli siinä, miten tiimi on päässyt kriisiajassa eteenpäin. Ahlmanilla aloitettiin vuoden alussa koko ammattiopiston tiimien liidereille suunnattu oma sisäinen valmennusohjelma. Se on mahdollistanut kampuksen tiimiliidereiden kesken yhteisöllisen jakamisen eri toimintamalleista. Se on ollut vertaistukea ja selkeyttänyt tiimiliiderin roolia.

Tiimiliideri ei ole tehtävässään itseään varten. Hän on tiimiä varten ja pääasiallinen tehtävä on tiimin auttaminen. Minna kertoo, kuinka motivoiva tämä havainto on tiimiliidereille ollut. Siinä kiteytyy johtamisen ydin – se ei ole tehtävä, johon ryhdytään koska halutaan johtaa, vaan johon ryhdytään koska halutaan auttaa tiimiä onnistumaan.

Esimerkiksi kevään 2020 etäajalle luontotiimin tiimiliiderit perustivat verkkoon ”Etäoppimisen tiimin” jossa on muun muassa lukupiiri ja kirjahaasteita, sekä uskalla mokata -kanava, jossa saa jakaa tehtyjä mokia. Sinne on kehitetty myös vertaismentorointisysteemi, jossa pienet 2-3 hengen porukat kohtaavat viikoittain. Joka viikko henkilöt ryhmissä vaihtuvat, jolloin kaikki oppivat tuntemaan toisiaan ja toimimaan toistensa kanssa. Näillä teoilla tiimiliiderit ovat mahdollistaneet tiimin yhteisöllisyyden ja yhdessä oppimisen myös verkon kautta. Tämä on myös loistava esimerkki tiimin luovuuden voimasta, kun lähdetään hakemaan ratkaisuja muuttuneeseen tilanteeseen.

Tiimivalmentajan tehtävä on tukea ja valmentaa tiimiliidereitä kasvamaan omaan rooliinsa, jossa he luotsaavat tiimiä eteenpäin yhdessä tiimivalmentajan kanssa.

Luottamus kannattelee

”Tämä vaihe on positiivisella tavalla pakottanut meidät miettimään uudenlaisia tapoja toimia”, Minna kuvailee. ”Silti mikään muu ei oikeastaan ole muuttunut kuin se, ettei asiakasprojekteja ole. Dialogi toimii yllättävänkin hyvin verkon kautta, ja lukeminen on saanut ihan uutta puhtia!”

Luontotiimi on keskittynyt sisäisiin kehitysprojekteihin, kun asiakasprojekteja ei voida toteuttaa. Ohjaamisen harjoittelussa se on toki haaste ja vaatii oppijalta ja koko tiimiltä luovuutta.

”Luotan tiimiin. He tekevät kyllä, he tietävät miten heidän tulee toimia, he ovat oikeasti ahkeria, he haluavat oppia ja jakaa oppia muille”, Minna toteaa. Tiimi tukee toinen toistaan ja käytännön asioita ja haasteita ratkaistaan yhdessä.

”Jos en valmentajana olisi käyttänyt tiimioppimisen työkaluja eikä opiskelijoilla olisi omaa tiimiä, niin olisi varmasti tosi riittämätön olo – että mitä kaikkea pitäisikään ehtiä kullekin opiskelijoille tehdä, ohjata jokaista erikseen, vastata kysymyksiin, löytää aikaa joka asiaan. Nyt on rauha. Tiimi tietää tehtävänsä”, Minna jatkaa.

Tässä kiteytyy tiimioppimisen tärkein ydin – luottamus. Kun tiimissä vallitsee luottamuksen ilmapiiri, sillä on vahva perusta selviytyä kriisitilanteista ja tiimi toimii sen jäsenten turvaverkkona.

Tiimivalmentajan tehtävä on olla tiimiä varten, tarvittaessa läsnä ja tavoitettavissa mutta antaen tiimille tilaa toimia, luottaen tiimin kykyyn ratkaista haasteita. Tiimivalmentaja vastaa kokonaiskuvasta ja prosessista, ei yksityiskohdista.

Tee aina kaikkesi luottamuksen vahvistamiseksi. Luota tiimiin. Se on vaikeinta, se on rankinta, se on hedelmällisintä.

Sinä riität

Tiimivalmentajana tasapainoillaan aina riittämättömyyden ja riittävyyden, puuttumisen ja puuttumattomuuden nuoralla. Mikä on tarpeeksi ja riittävästi? Kriisiaikoina moni asia kirkastuu ja hioutuu. Paine luo hienoja asioita, syntyy timantteja – ota siis kriisit vastaan mahdollisuuksina.

Jotta tulevistakin muutostilanteista ja kriiseistä selviää, toimi tiimivalmentajana aina kuin valmistautuen epävakauden aikoihin:

• Tee pohjatyötä, treenaa perusasioita kerta kerran jälkeen. Älä anna periksi.
• Mahdollista tiimiliidereiden toiminta ja merkityksellisyys tiimille. Anna heidän auttaa tiimiä, ja valmenna heitä tähän tehtävään.
• Ja tärkeimpänä: Vahvista luottamusta kaikilla tasoilla, aina. Se on tiimin voimavara ja se on oman riittävyytesi suoja. Luottamus on irti päästämistä – täydellisyyden tavoittelusta, oman suunnitelman mukaisesta lopputuloksesta ja peloista. Luottamus synnyttää varmuutta – sinä riität.

Teksti Teija Välinoro, Tiimiakatemia Global oy

Julkaistu 5/2020