Kuinka tiimioppivaa kulttuuria rakennetaan?

Organisaatiot haaveilevat itseohjautuvista työntekijöistä. Tätä ajatusta kritisoin vahvasti – ihmisen vahvuus on yhteistoiminnassa. Organisaatioiden tulee olla yhdessä ohjautuvia eli tiimioppivia.

Tiimioppivan kulttuurin rakennusaineet ovat oppimistiimi, aika, visio, pelisäännöt, tiimivalmentaja, rohkaisu, eritahtisuuden hyväksyntä, osaaminen ja sitkeä päämäärätietoisuus.

Peter Senge nosti esille oppivan organisaation käsitteen kirjassaan The Fifth Discipline (1991). Hänen mukaansa oppiva organisaatio koostuu henkilökohtaisesta mestaruudesta, mielenmalleista, jaetusta visiosta, tiimioppimisesta ja systeemiajattelusta. Tästä innostuneena tiimiajattelu otettiin käyttöön monessa organisaatiossa 1990 -luvulla. Monesti nämä tiimit olivat kuitenkin vain organisoinnin välineitä eli ryhmiä, eivätkä todellisia tiimejä.

Sengen ajattelun mukaan tiimi on ennen kaikkea oppimisen väline, ei vain organisoinnin. Jotta tiimi voi olla oppimisen väline, sen koko voi olla maksimissaan noin 25 henkeä.

Oppivan organisaation rakentaminen vaatii:

1) jaon oppimistiimeihin ja siihen kuuluviin pienempiin projektitiimeihin

2) yhteistä aikaa

3) yhteisen tavoitteen (jaettu visio)

4) yhteiset pelisäännöt

5) tiimivalmentajan.

Oppimistiimi

Tiimien oppimisen ja organisoinnin yhdistäminen vaatii uudenlaisen rakenteen. Olemme havainneet, että noin 25 henkeä on maksimi koko oppimistiimille. Suuremmassa tiimissä dialogi tulee liian hitaaksi ja tiimiläiset eivät opi tuntemaan toinen toisiaan.

Tämän lisäksi itse asioiden hoitamisen eli organisoinnin näkökulmasta tiimi pitää pilkkoa pienempiin noin 2-6 hengen projektiimeihin. Projektitiimien opit pitää jakaa oppimistiimissä.

Aika

Jotta ryhmästä tulee oppiva tiimi, sen kokoontumiselle ja dialogille on varattava riittävästi aikaa. Tiimillä on oltava pyöreitä ja suorakulmaisia tapaamisia.

Pyöreällä tapaamisella tarkoitan dialogisia kohtaamisia. Dialogisessa kohtaamisessa on check-in eli jokaisen omien fiilisten ja kuulumisten jakaminen, sen jälkeen yhteinen teeman pohdinta dialogissa ja check-out eli jokaisen sen hetken ajatukset ja kolahdukset. Dialogitreenin kesto on vähintään kaksi tuntia, mieluummin neljä. Dialogisia kohtaamisia pitää olla vähintään kerran kahdessa viikossa – suosittelen viikoittain.

Tämän lisäksi tulee varata oppimistiimin tai projektitiimien (tai niiden osien) suorakulmaisiin kohtaamisiin aikaa. Näissä tapaamisissa pitää sopia hoidettavat asiat ja tehdä päätöksiä.

Visio

Tämän lisäksi oppimistiimille pitää kehkeyttää yhteinen tavoite. Johdon, henkilöstön ja omistajien visio emigroituu yhdeksi jaetuksi visioksi eli yhteiseksi suunnaksi. Jaettu visio on organisaation aito visio, joka ei ole johdon antama yksisuuntainen käsky. Jaettu visio kehkeytyy henkilöstöstä ja siitä muotoutuu koko organisaation yhteinen visio johdon valmentamana.

Pelisäännöt

Tiimien pitää sopia yhteisistä pelisäännöistä. Sellaiset pelisäännöt, jotka sallivat tiimiläisten autonomian, henkilökohtaisen mestaruuden ja yhteisöllisyyden kehkeytymisen. Dialogin perusperiaatteet muodostavat hyvin perustan yhteisille pelisäännöille: suora puhe, kunnioitus, kuuntelu ja odotus.

Tiimivalmentaja

Tiimin kehittymisessä tiimivalmentaja tai vallan jakava tiimivalmentava johtaja muodostaa perustan. Tiimivalmentaja katsoo tiimin kehittymistä kokonaisvaltaisesti ja rakentaa tiimin omaa kulttuuria kärsivällisesti. Tiimivalmentaja toimii pääsääntöisesti valmentavalla otteella.

Pelosta rohkeuteen

Muutos on aina pelottava. Yksi Peter Sengen oppivan organisaation periaate on mielenmallit. Oppivan organisaation tulee rikkoa opittuja mielenmalleja ja luoda uusia. Esimiehiä pelottaa delegoida valtaa ja asiantuntijoita pelottaa ottaa vastuuta. Perinteisesti johtavat esimiehet ovat tottuneet määräämiseen ja tiimin jäsenet ovat oppineet ottamaan vastaan ohjeita.

Valmentavassa johtajuudessa esimiehen tulee oppia luomaan turvallisuutta sekä esittämään rohkaisevia ja oivalluttavia kysymyksiä. Tiimin jäsenien tulee oppia uudenlainen ajattelumalli, jossa jokainen projektitiimi hoitaa asiat itsenäisesti, sovituissa raameissa. Kun asia on tehty, sitä pohditaan oppimistiimissä ja opitaan yhdessä.

Eritahtisuuden hyväksyntä

Keskeistä valmentavassa johtajuudessa on sallia eritahtisuus. Koko porukka menee samaan suuntaan, mutta kukin omalla tavallaan ja omaa tahtiaan. Valmentava johtajuus lähtee liikkeelle ihmisistä ja tavoite on tukea heidän oppimistaan. Siinä keskeinen työkalu on oppimissopimus, eli oman menneisyyden pohdinta ja jokaisen omien tavoitteiden sopiminen.

Tarvittava osaaminen

Oppimista pitää tukea kaikkien tiimivalmennusosaamisen kasvattamisella. Tällöin tuetaan ihmisten henkilökohtaisen mestaruuden kehkeytymistä. Osaamisen kasvattaminen antaa konkreettisia työkaluja ja keinoja toteuttaa kulttuurista muutosta.

Kulttuurinen muutos on sitkeyden ja määrätietoisuuden tie

Jos jokin organisaatio kuvittelee olevansa paras ja kehityskohtia ei nosteta esille, organisaatio taantuu. Perinteisesti oppilaitoksissa on erittäin vahva yksintekemisen kulttuuri. Tämä näkyy johtoryhmästä alkaen. Kunkin henkilön toimenkuva on määrätty hyvin tarkasti. Aikaa ja mahdollisuuksia yhteispeliin ei ole. Opettajien toimiessa yhä enemmän yhteistyössä tiimeissä, se näyttää suuntaa ja esimerkkiä myös johtoryhmälle. Tiimioppiva kulttuuri luo todellisia vaikutuksia: organisaation ilmapiiri kukoistaa ja oppimistulokset paranevat.

Kulttuurin muutoksen tekeminen on pitkä tie, jolle tarvitaan päämäärä. Muutos vaatii sitkeyttä ja määrätietoisuutta. Keskeistä on jatkuva dialogi ja tekemällä oppiminen. Tuloksien ja epäonnistuneidenkin kokeilujen esille nostaminen avoimesti on keskeistä oppimisen kannalta.

Tiimikulttuurin rakentaminen on rohkea ja hieno päämäärä.

Teksti Heikki Toivanen, Tiimiakatemia Global
Kuvat Tiimiakatemia Global

Julkaistu 14.6.2021